こんにちは、皆さん。今回は、生成AIを活用して、こども会の総会 議事録を実際に作成してみた体験談を記事にしたいと思います。
マンションに住んでおり、こども会の役員を務めているのですが、先日、総会が開催され、その議事録作成を担当することになりました。 そこで、以前から使用していた生成AIを議事録作成に活用してみることにしました。
なぜ生成AI？ 実は以前にも活用経験あり
実は、マンションの管理組合役員も務めていた経験があり、その際にも生成AIを文書作成に活用していました。
今回は、文章をゼロから生成するというよりは、既にあるデータ、つまりこども会総会の録音データを生成AIに要約してもらう、という使い方を試みました。
使用した生成AIは「NotebookLM」
今回使用したのは、Googleが提供している「NotebookLM」という生成AIです。
NotebookLMの特徴は、他のAIと異なり、アップロードしたデータを学習データとして活用する点です。 つまり、NotebookLMに総会の音声ファイルをアップロードし、その内容を要約するように指示することで、議事録の叩き台を自動的に作成してくれるのです。
今回使用したNotebookLMはほかの生成AIとは違う特徴があります。それはNotebookLMに入れた資料（メモ、会社の書類、読んでいる本のPDFなど）や、AIとしたおしゃべり（質問やお願いごと）の内容は、GoogleがAIをトレーニング（学習）させるために使うことがないという所になります。
通常の生成AIの場合は投げかけた内容や生成AIが答えた内容は、生成AIの品質を上げるために学習されていく構造になっています。そのため、個人情報や会社での機密データを生成AIに入力するのは、よろしくないとされています。ところがNotebookLMの場合はトレーニング（学習）をしないので安心して使えるという事になります。
議事録作成の流れ
- 総会を録音：事前にICレコーダーで総会の様子を録音しました。
- NotebookLMに音声ファイルをアップロード：NotebookLMに録音データをアップロードします。
- 要約指示：NotebookLMに「議事録を作成して下さい」と指示します。
すると、数十秒後には、AIが作成した議事録の草案が画面に表示されました。
おそらく２の音声データをNotebookLMにアップロードするのに一番時間がかかる印象です。この時にNotebookLM側ではアップロードだけではなく、データの内容を理解するための段取りを行なっているみたいです。アップロードするデータが多ければ多いほど時間もかかるので長時間の音声データをアップロードする際は時間が少しかかることを念頭に置いていただければ良いかなと思います。
議事録の完成度と修正点
AIが作成した議事録は、想像以上に完成度が高く、驚きました。 会議の流れや発言内容がしっかりとまとめられており、議事録作成は、ほぼ完成と言えるレベルでした。
しかし、細部を見ていくと、修正が必要な点もいくつかありました。
- 不要な部分の削除
- より詳細に記載すべき点の追記
- 言い回しの修正
上記のような修正を加え、最終的な議事録を完成させました。
実際にかかった時間でいうと、NotebookLMのアップロードから議事録の流れの作成で約15分かかり、そこから手作業での修正や、確認などに約1時間かかった感じになります。その時間でこのレベルの議事録が作れるので本当にいい時代になったなぁと思います。
生成AIを活用した議事録作成のメリット
今回、生成AIを活用して議事録を作成してみて、大きなメリットを実感しました。
- 大幅な時間短縮：議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できました。
- 労力削減：議事録作成の精神的な心労など軽減できました。
- 客観性の担保：AIが客観的に内容を要約してくれるため、主観的な偏りを防ぐことができます。
まとめ｜生成AIは議事録作成の強力な助っ人
今回の記事では、生成AIを活用した議事録作成の事例を紹介しました。
NotebookLMのような生成AIを活用することで、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減できることがわかりました。
もちろん、AIが生成した議事録は、そのまま使えるわけではありません。 人間による確認と修正は必要です。
しかし、膨大な録音データからある程度の流れをAIが自動で議事録を作成してくれるだけでも、非常に大きなメリットです。
特に、こども会やPTA、マンション管理組合など、役員の方が手作業で議事録を作成しているケースでは、生成AIは強力な助っ人となるでしょう。
今回の記事が、少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
